AI in der SAP Stammdatenpflege
Wie kann künstliche Intelligenz bei der SAP Stammdatenpflege helfen? Und warum ist die Stammdatenpflege so wichtig?
Wie hilft AI bei der SAP Stammdatenpflege?
Harmonisierte und gepflegte Stammdaten sind für den Erfolg von Unternehmen essenziell. Dennoch haben viele Unternehmen mit der SAP Stammdatenpflege noch Schwierigkeiten.
Komplexe IT-Landschaften aus verschiedenen Systemen und Datenbanken erschweren die Erfassung, die Pflege und das Management von Stammdaten. Oft kommt es daher vor, dass Stammdaten für eine Transaktion mehrfach eingegeben werden, Fehler bei der Eingabe passieren oder die Daten nicht mehr aktuell sind.
Artificial Intelligence (AI) kann – neben umfassenden Lösungen wieSAP MDG – im Stammdatenmanagement einen wichtigen Beitrag leisten.
AI-Lösungen wie die der Nooxit können Anwender zum Beispiel schon bei der Eingabe von Stammdaten auf potenzielle Fehler hinweisen – ohne dass dafür im Vorfeld Regeln vorgegeben werden müssen. So lassen sich Fehler vermeiden und Kosten sparen.
Was sind Stammdaten? Was sind Bewegungsdaten?
Im Gegensatz zu Bewegungsdaten sind Stammdaten statische Daten, die selten geändert werden und über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben.
Sie enthalten grundlegende Informationen über relevante Objekte –zum Beispiel über Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Stammdaten können aus verschiedenen Transaktionen und Modulen heraus genutzt werden. Als Stammdaten gelten zum Beispiel Kontenplan, Materialstamm oder auch Kreditoren- oder Debitorenstamm.
Warum muss ein Unternehmen seine SAP Stammdaten pflegen?
Ob Kunden- oder Produktdaten, Daten zu Lieferanten oder Personaldaten – Unternehmen sind auf eine dauerhaft hohe Datenqualität angewiesen.
Qualitativ hochwertige Stammdaten sind die Basis für zufriedene Geschäftspartner und Kunden, für effiziente Prozesse und für verlässliche, exakte Analysen.
Auch ERP-Systeme wie SAP S/4HANA oder Datenbanksystem wie SAP HANA bedingen eine dauerhaft hohe Qualität bei den Stammdaten, um ihre volle Leistung ausspielen zu können.
Mit dem einmaligen Aufräumen bei den SAP Stammdaten ist es allerdings nicht getan. Ein kontinuierliches und zuverlässiges Stammdatenmanagement ist unabdingbar.
Die Bedeutung einer hohen Stammdatenqualität für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen hat in den vergangenen Jahren sogar noch zugenommen.
Dies liegt vor allem daran, dass die Zahl der systemübergreifenden und automatisierten Prozesse gestiegen ist. Zudem sind die Systemlandschaften in vielen Unternehmen hochkomplex und erschweren das Management und die Pflege der Stammdaten.
Um vor diesem Hintergrund Schwierigkeiten – wie zum Beispiel die doppelte Eingabe von Stammdaten – zu vermeiden, müssen die Prozesse eng miteinander verzahnt werden.
Passiert dies nicht und sind die Stammdatensätze nicht harmonisiert und gepflegt, kann dies zu enormen Problemen führen: von der falsch oder doppelt zugestellten Rechnung bis hin zu nicht eingehaltenen Compliance-Vorschriften.
Heterogene, nicht konsolidierte Stammdaten verursachen Kosten, erzeugen einen Mehraufwand und können auch die Reputation von Unternehmen schädigen.
Welche Lösung bietet SAP für die SAP Stammdatenpflege und das Stammdatenmanagement?
Die Lösung von SAP für das Stammdatenmanagement heißt SAP MDG (Master Data Governance).
Mit SAP MDG bietet SAP eine Plattform, mit der sich Stammdaten zentral verwalten und konsolidieren lassen. Dieses Werkzeug vereinfacht das Stammdatenmanagement gewährleistet eine hohe Datenqualität – unabhängig davon, ob die Systeme SAP- oder Non-SAP-Systeme sind.
Zusammengefast ergeben sich folgende Vorteile:
- SAP MDG liefert den Single-Point-of-Truth für das Stammdatenmanagement.
- SAP MDG lässt sich On Premise, in der Cloud oder in hybridenLandschaften nutzen.
- SAP MDG unterstützt alle Stammdatenbereiche.
- SAP MDG liefert bereits vorgefertigte Geschäftsregeln und Datenmodelle, Benutzeroberflächen und Workflows.
- SAP MDG ermöglicht eine hybride Landschaft aus SAP- und Non-SAP-Systemen.
Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz von AI bei der SAP Stammdatenpflege?
Unternehmen definieren meist bestimmte Regeln, um Anwender bei der Eingabe von Daten zu unterstützen und die Stammdatenqualität im Griff zu behalten. Diese Regeln werden von erfahrenen SAP-Usern hergeleitet und festgelegt.
Weil dennoch nicht für alle Fälle Regeln festgelegt werden können oder der Überblick über die Vielzahl von Regel-Varianten verlorengeht, kann es zu Fehlern kommen – vor allem dann, wenn noch keine Lösung wie SAP MDG genutzt wird. Wer auf SAP MDG setzt, erhält im Paket bereits vorgefertigte Geschäftsregeln.
Vielfach treten also in zahlreichen Unternehmen Fälle auf, in denen die falsche Eingabe von Stammdaten nicht sofort vom Anwender erkannt wird.
Im besten Fall werden diese Fehler in der Folge noch entdeckt und korrigiert. Wenn sie hingegen nicht erkannt werden, führen sie zu Folgefehlern. Eine Rechnung, die nicht ankommt oder zwei Mal verschickt wird, verursacht Kosten und Aufwand – und ist ein Ärgernis für Kunden oder Lieferanten. In jedem Fall sind außerdem aufwändige Nach- und Pflegearbeiten erforderlich.
Durch den Einsatz von AI lassen sich solche Schwierigkeiten bereits im Ansatz vermeiden.
Die Machine-Learning und Deep-Learning-Algorithmen arbeiten nicht mit vorgegeben Regeln. Sie lernen mit Hilfe von historischen Daten, erkennen Muster und können schließlich verallgemeinern. So kann die AI vorhersagen, wann genau die Eingabe von falschen Stammdaten wahrscheinlich ist.
Auf diese Weise trainiert, können solche Systeme die Anwender bei der täglichen Arbeit unterstützen. Gibt ein Anwender eine potenziell falsche Angabe ein, erhält er in Echtzeit eine Warnung und kann den Fehler bereits im Ansatz vermeiden. Die Folge sind korrekte Stammdaten – vom ersten Moment an.
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Der Stammdaten-Assistent der Nooxit ist ein schlankes und intelligentes Werkzeug, mit dem Sie Ihre Stammdaten ohne großen Aufwand pflegen können. Es kann allein oder auch als Ergänzung zu SAP MDG eingesetzt werden.