SAP Automatisierung

SAP Automatisierung bietet enorme Vorteile: Sie ermöglicht es, Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten zu entlasten, die Durchlaufzeit von Prozessen erheblich zu verkürzen und die Fehlerrate in den Abläufen zu minimieren. Welche Geschäftsprozesse bereits automatisiert werden können und welche Tools SAP in diesem Bereich anbietet, erfahren Sie auf dieser Seite.

Gibt es SAP Automatisierung wirklich schon?

Die Automatisierung von Prozessen in SAP ist keine Zukunftsvision. Der Walldorfer Konzern forciert die Prozessautomatisierung bereits seit 2018. In diesem Jahr gab er die Übernahme von Contextor bekannt, einem französischen Anbieter aus dem Bereich Robotic Process Automation (kurz RPA).

Die intelligente Automatisierungstechnologie von Contextor ermöglicht die Planung, Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Software-Bots. Die Technologie fließt seit der Übernahme schrittweise in sämtliche SAP-Anwendungen ein – insbesondere in SAP S/4HANA.

Immer mehr Prozesse der Kernanwendungen sind hierdurch automatisierbar. Auch Drittsysteme lassen sich mit der RPA-Lösung anbinden. Heute trägt sie den Namen „SAP Intelligent Robotic Process Automation“.

Wie funktioniert SAP Automatisierung?

SAP Automatisierung meint im Grunde die Prozessautomatisierung in SAP-Anwendungen. Sie basiert auf Robotic Process Automation (RPA).

Bei dieser Technologie schlüpfen Roboter in die Rolle eines Menschen, um vorhandene SAP-Systeme über die Benutzeroberfläche zu bedienen. Anders als etwa in der Produktion, sind die Roboter jedoch keine physischen Maschinen, sondern Software-Anwendungen. Dies erfolgt im Regelfall unsichtbar und im Hintergrund, wobei auch von einer sogenannten Dunkelverarbeitung die Rede ist.

Besonders geeignet ist die SAP Automatisierung für standardisierte Prozesse. Solche Prozesse wiederholen sich in hoher Frequenz und erfordern bis dato zahlreiche manuelle Eingriffe. Unter anderem können die Software-Bots folgende Aktionen eigenständig ausführen:

Eine Weiterentwicklung ist die Anreicherung der Bot-Fähigkeiten um künstliche Intelligenz. Die Software-Bots sind hierdurch in der Lage, Daten nicht nur zu verarbeiten, sondern intelligent zu nutzen.

„Intelligent RPA“ zieht also Rückschlüsse aus Daten, noch bevor sie mit ihnen arbeitet. Ebenso sind Bots dieser Art in der Lage, stetig hinzuzulernen. So können sie bei Bedarf eigenständige Entscheidungen treffen, die auf Erfahrungswerten aus der Vergangenheit beruhen.

Welche Vorteile bietet die SAP Automatisierung mit RPA?

Die SAP-Automatisierung entlastet Unternehmen und deren Mitarbeiter von zeitaufwendigen, manuellen Arbeiten.

Die hierfür eingesetzten Bots arbeiten rund um die Uhr. Ebenso ist ihre Leistung – anders als die menschlicher Mitarbeiter – nicht tagesformabhängig. Sie agieren also stets fehlerfrei.

Robotic Process Automation bringt also Effizienz und Geschwindigkeit in die Geschäftsprozesse. Hieraus resultiert wiederum eine höhere Kundenzufriedenheit.

Doch auch die Mitarbeiter profitieren von der Entlastung von monotonen Tätigkeiten. Sie können sich fortan mit höherwertigen, kreativeren und wertschöpfenden Aufgaben befassen.

Wie setzt sich SAP Intelligent Robotic Process Automation zusammen?

SAP Intelligent RPA besteht aus folgenden Komponenten:

  • Cloud Studio (oder Desktop Studio): Erstellen von automatisierten Prozessen
  • Cloud Factory (oder Automation Factory): Orchestrieren der automatisierten Prozesse
  • Desktop Agent: Ausführen der automatisierten Prozesse

Im Allgemeinen stellt sich der Ablauf im Cloud-Design wie folgt dar: Zunächst werden Prozesse im Cloud Studio aufgebaut. Danach wird das Projekt in der Cloud Factory bereitgestellt und konfiguriert. Abschließend kann es ausgeführt werden, wobei es vorab an den Desktop Agent übergeben wird.

Welche Prozesse können mit der SAP-RPA-Lösung bereits automatisiert werden?

Mit „Intelligent Robotic Process Automation“ bietet der Walldorfer Software-Konzern mittlerweile bereits zahlreiche Funktionen der SAP Automatisierung an. Unternehmen können die Lösung beispielsweise einsetzen, um Geschäftsprozesse aus folgenden Bereichen zu automatisieren:

  • Finanzwesen
  • Buchhaltung
  • Einkauf
  • Human Resources (HR)
  • Vertrieb und CRM

SAP Automatisierung im Finanzwesen

In Konzernen mit mehreren Tochtergesellschaften ist die Intercompany-Abstimmung im Rahmen von Abschlussaktivitäten oftmals ein äußerst aufwendiger Prozess. Hier können RPA-Lösungen beispielsweise Routineaufgaben wie das Prüfen und Abgleichen von Salden auf Intercompany-Konten übernehmen.

SAP Automatisierung in der Buchhaltung

Ein klassischer Use Case der SAP Automatisierung ist der Eingangsrechnungsprozess. Hier kann RPA die Eingangsrechnungen von Lieferanten in verschiedenen Vorsystemen wie Portalen oder E-Mail-Systemen abholen, um sie anschließend zu prüfen und zu verbuchen.

SAP Automatisierung im Einkauf

Die Beschaffung von Büromaterial, IT-Zubehör, Hilfsstoffen und ähnlichen niedrigpreisigen Artikeln ist ein enormer Kostenfaktor.

Zwar brachten E-Procurement-Lösungen in diesem Kontext Verbesserungen mit sich. Die Beschaffungsprozesse bieten jedoch nach wie vor Kostensenkungspotenziale. So können Software-Bots beispielsweise die Nutzung von Beschaffungsportalen übernehmen und dort Bestellungen platzieren.

Eine weitere zeitaufwendige administrative Aufgabe im Einkauf ist die Erfassung von Auftragsbestätigungen der Lieferanten. Diese gehen heute oftmals per E-Mail ein.

Im Regelfall müssen Einkaufsmitarbeiter die E-Mails öffnen, die Bestätigung abspeichern und sie manuell im ERP-System erfassen. Auch Schritte dieser Art eignen sich gut für die Funktionen der Intelligent Robotic Process Automation.

SAP Automatisierung im Bereich Human Resources (HR)

Im HR-Bereich verursacht das Onboarding neuer Mitarbeiter bisweilen einen hohen Aufwand. Oftmals müssen die Daten zu neuen Mitarbeitern in verschiedenen Systemen gepflegt werden.

Ebenso gilt es, sie bei Schulungen anzumelden und die gesetzlichen Meldepflichten zu erfüllen. Nicht zuletzt müssen IT-Berechtigungen und -Rollen zugeteilt werden. All diese Vorgänge können mithilfe von SAP RPA automatisiert werden.

SAP Automatisierung im Vertrieb und CRM

Ein klassischer administrativer Prozess im Vertrieb ist die Anlage neuer Kundenstammdaten. Insbesondere in regulierten Branchen wie dem Bankwesen ist dies ein aufwendiges Unterfangen.

Unter anderem werden in diesem Bereich externe Services genutzt, um die Authentizität oder die Kreditwürdigkeit von Neukunden zu evaluieren. Dieses Einholen von Informationen und deren Übernahme in den SAP-Kundenstamm kann mithilfe von Robotic Process Automation abgebildet werden.

Welche Drittanbieter-Tools für die SAP Automatisierung gibt es?

Die Automatisierung von Prozessen in SAP kann nicht nur mit den eigenen Bordmitteln aus Walldorf, sondern auch mit einer Reihe von Drittanbieter-Tools erfolgen.

Einer der bekanntesten externen Anbieter für die SAP-Automatisierung ist UiPath. Das Unternehmen folgt einem Shared-Service-Ansatz, sodass auch weitere Anbieter auf Basis der UiPath-Plattform eigenständige Komponenten entwickeln und bereitstellen können.

Dies hat zur Entwicklung zahlreicher innovativer Features geführt – etwa aus den Bereichen Natural Language Processing (NLP), Intelligent Character Recognition (ICR), Chatbots und Machine Learning (ML).

Ein weiterer Anbieter im Bereich SAP-Automatisierung ist Automation Anywhere. Die Lösung richtet sich an mittlere und große Unternehmen.Sie beinhaltet mehrere Hundert bereits vorkonfigurierte Bots. Allgemein gilt die RPA-Software zudem als intuitiv und benutzerfreundlich.

Zu nennen ist außerdem der RPA-Anbieter Blue Prism. DiePlattform gilt als besonders sicher und vertrauenswürdig. Neben Großkonzernen wird sie daher gerne von Organisationen aus dem öffentlichen Bereich genutzt. Technisch basiert die RPA-Lösung auf dem Microsoft.net-Framework.

Ob sich Unternehmen für die SAP-Bordmittel oder ein externes RPA-Tool entscheiden, hängt letztlich von den individuellen Anforderungen ab. Wichtige Auswahlfaktoren sind die Anwendungskompatibilität, die End-to-End-Automatisierbarkeit von Prozessen, die Sicherheit der Schnittstellen, die Skalierbarkeit der Lösung und die verfügbaren Betriebsmodelle.

Welche Produkte zur SAP Automatisierung bietet Nooxit?

Auch die Nooxit setzt auf AI-Lösungen für SAP – und hat bereits vier Produkte für SAP-Systeme entwickelt, die auf Machine- und Deep-Learning-Technologien basieren. Die Nooxit hat die Assistenten für die SAP-Bereiche Finance, Controlling und Logistik entwickelt.

Die Assistenten stehen als Plug-and-Play-Lösungen zur Verfügung. Sie können einzeln oder als Lösungspaket gebucht werden.

Unternehmen können die Assistenten als Software-as-a-Service-Lösung beziehen. Im Bereich der Cloud setzt Nooxit auf die Cloud-Lösung von Amazon (AWS). Auf Wunsch stehen die Assistenten auch für On-Premise-Systeme zur Verfügung.

Bisher stehen vier AI-Assistenten zur Verfügung: der Storno-Assistent, ein Assistent zur Stammdatenpflege und zwei Assistenten zu Kontenfindung für Rechnungen ohne Bestellung.  

Der Storno-Assistent

Der Storno-Assistent war das erste Produkt der Nooxit und ist gegenwärtig zum Beispiel schon bei einem der weltweit größten Automobilzulieferer im täglichen Praxiseinsatz. Der Storno-Assistent erkennt potenzielle Stornos in Echtzeit bei der Eingabe eines Belegs – und warnt die Anwender, so dass diese den Fehler direkt vermeiden können, der eine Stornierung zur Folge hätte.

Die Kontenfinder-Assistenten

Die beiden Kontofinder-Assistenten schlagen Anwendern die korrekten Sachkonten oder Kostenstellen für Rechnungen ohne Bestellung vor – und sorgen auf diese Weise für eine enorme Zeitersparnis. Die Konten müssen nicht erst mühsam herausgesucht werden, sondern werden umgehend angezeigt – ein Klick und die Arbeit ist erledigt.

Der Stammdaten-Assistent

Auch im Bereich der Stammdatenpflege bietet die Nooxit eine Lösung an: den Stammdaten-Assistenten. Er verhindert falsche Eingaben über die GUI, weil er mit den Daten aus der Historie gelernt hat, wo die meisten Fehler bei der Eingabe passieren. Aufwändige Nacharbeiten werden so schon im Ansatz vermieden.

Welche Vorteile ergeben sich aus den Nooxit-Lösungen für Anwender und Unternehmen?

Einfach loslegen

Die AI-Assistenten der Nooxit stehen als Plug-and-Play-Lösung zur Verfügung. Eine aufwändige und langwierige Installation ist daher nicht erforderlich, Programmierkenntnisse der Anwender ebenso nicht. Das Bezahlmodell ist denkbar einfach: Unternehmen zahlen nur, was sie brauchen (Pay per use).

Einfach arbeiten

Die AI entlastet Anwender von monotonen Arbeiten. So können sich die Mitarbeiter auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren. Durch die Assistenten ist eine Effizienzsteigerung der Prozesse um bis zu 20 Prozent möglich. Das zeigen die Ergebnisse aus Praxiseinsätzen.

Einfach sparen

Der Nooxit-Storno-Assistent zum Beispiel kann Unternehmen – pro 1 Milliarde Euro Umsatz – helfen, Kosten in Höhe von bis zu 250.000 Euro zu sparen. Bei einem Konzern mit 10 Milliarden Euro Umsatz ergibt sich so ein Einsparpotenzial von rund 2,5 Millionen Euro.

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